随着基础建设的不断推进，政府、部队、医疗、教育、酒店等都建立了多功能会议室、报告厅、宴会厅等。但随着多功能会议室和报告厅的应用越来越频繁，其功能需求也不断地增加，而目前的多功能会议室和报告厅普遍存在以下几个问题：
1、怎样突破场地限制？由于场地限制，不是每个人员都能参与到现场活动，这是信息的传播受到很大的局限性，怎样使身在异地的人员共同参与是一个需要解决的问题；
2、怎样突破时间的限制？活动的举办是即时的，但是有关人员，尤其是重要人员的时间常常是很难临时变化的，这就造成了主要人员不能随时参与某项活动，那么能否在他方便的时候能够了解整个活动的情况了，这也是信息化建设需要考虑的问题；
3、重要活动的存档。某些重要活动，比如某向会议、某项报告、某个婚宴等等，人们都要求能将整个过程保存下来，以便今后需要的时候能够反复观看；